Nebenkostenabrechnung: Das müssen Mieter und Vermieter wissen
Die Nebenkostenabrechnung scheint für viele Mieter und Vermieter eine Wissenschaft für sich zu sein. Tatsächlich ist es schwierig, den Überblick über alle Bestandteile und Fristen zu behalten. Je besser Sie als Mieter oder Vermieter allerdings informiert sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler entstehen.
Grundlegende Informationen
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Eine Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, ist eine verpflichtende Aufgabe, die Vermieter einmal im Jahr für ihre Mieter anfertigen müssen. Sie beinhaltet eine Aufstellung und Abrechnung der vom Mieter geleisteten Nebenkostenzahlungen. Abhängig vom Ergebnis der Abrechnung müssen Mieter eine Nachzahlung leisten oder sie erhalten die zu viel bezahlten Vorleistungen vom Vermieter zurück.
Was sind Bestandteile einer Nebenkostenabrechnung?
Nach den ersten beiden Paragrafen der gesetzlichen Betriebskostenverordnung sind folgende Ausgaben für Vermieter auf ihre Mieter umlegbar und können dementsprechend in der Nebenkostenabrechnung auftauchen:
- Grundsteuer
- Warmwasser- und Heizkosten
- Wasser- und Abwassergebühren
- Fahrstuhlbetrieb
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Hausreinigung
- Garten- bzw. Grünflächenpflege
- Hausmeister
- Beleuchtung
- Schornsteinfeger
- Versicherungen (z.B. Wohngebäudeversicherung)
- Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel
- Sonstige Betriebskosten und Nebenkosten
Die Nebenkostenabrechnung: Nicht jede Komponente kann in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden.
Komponenten
Welche Komponenten gehören nicht in eine Nebenkostenabrechnung?
Neben den umlagefähigen Nebenkosten gibt es einige Positionen, die nicht in der Mietnebenkostenabrechnung erscheinen dürfen. Dazu gehören:
- Instandhaltungskosten (z. B. Badezimmersanierung, Fassadenanstrich)
- Reparaturkosten (z. B. Reparaturen von Heizung oder Sanitäranlagen)
- Grunderwerbsteuer, Einkommensteuer auf Mieteinnahmen, Erbschaftssteuer
- Rechtsschutz- oder Hausratversicherung
- Verwaltungskosten (z. B. Kosten für Personen, die die Nebenkostenabrechnung erstellen)
- Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
- Prüfung und Wartung von Gasleitung und Hauselektrik
- Nebenkosten für Leerstand
Form
Wie sind Nebenkosten abzurechnen?
Um sicherzustellen, dass die Abrechnung der Nebenkosten den gesetzlich festgelegten Anforderungen entsprechen, müssen Vermieter darauf achten, bestimmte Angaben darin festzuhalten:
- Abrechnungszeitraum: Die maximale Abrechnungsperiode beträgt zwölf Monate, wobei der exakte Zeitraum auf der Nebenkostenabrechnung vermerkt sein muss.
- Gesamtkosten: Darstellung der gesamten Nebenkosten getrennt nach den unterschiedlichen Betriebskostenarten, die sich zu der aufgeführten Gesamtsumme addieren müssen.
- Verteilerschlüssel: Die Definition und Beschreibung der Art und Weise, wie die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden, muss in der Abrechnung enthalten sein.
- Berechnung des Anteils des Mieters: Aufschlüsselung der Art, wie sich der Anteil des individuellen Mieters an den Gesamtnebenkosten berechnet.
- Abzug der Vorauszahlungen: Falls der Mieter bereits Vorauszahlungen für die Nebenkosten geleistet hat, müssen Vermieter diese in der Abrechnung auflisten und von dem zu zahlenden Betrag abziehen.
Daneben sind auch formelle Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehört bspw. die rechnerische Überprüfbarkeit sowie die logische Nachvollziehbarkeit der Angaben.
Frist
Welche Fristen sind bei einer Nebenkostenabrechnung einzuhalten?
Grundsätzlich haben Vermieter zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu stellen, wobei die Frist mit dem Ende des jeweils festgelegten Abrechnungszeitraums beginnt. Beziehen sich die Nebenkosten beispielsweise auf den Zeitraum von Januar 2023 bis Dezember 2023, müssen Vermieter die Nebenkosten für eine Mietwohnung also spätestens am 31.12.2024 vorlegen. Innerhalb dieser zwölf Monate dürfen Vermieter auch noch Korrekturen an der Abrechnung vornehmen.
Wird diese Frist nicht eingehalten, verfallen die potenziellen Ansprüche des Vermieters auf Nachzahlungen der Mieter. Mieter haben in diesem Fall aber weiterhin Anspruch auf die Rückzahlung ihrer zu viel geleisteten Vorauszahlungen. Zusätzlich haben Mieter zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung und Prüfung der Nebenkostenabrechnung das Recht, Widerspruch einzulegen und in Rechnung gestellte Nebenkosten der Wohnung anzufechten.
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Verteilung
Welche Verteilerschlüssel gibt es?
Ein Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Dabei unterscheidet man in der Regel zwischen vier Verteilerschlüsseln. Mieter und Vermieter müssen sich im Rahmen des Mietvertrags auf eine Art der Berechnung der Nebenkosten einigen. Wenn das nicht passiert, verwendet man in der Regel einen Verteilerschlüssel, der sich nach der Größe der Wohnfläche richtet. Die drei weiteren Umlageschlüssel sind:
- Verteilerschlüssel nach Verbrauch
- Verteilerschlüssel nach Personenzahl
- Verteilerschlüssel nach Wohneinheit
Darüber hinaus gibt es die sogenannte Nebenkostenpauschale. Dabei handelt es sich um einen festen Betrag, den Mieter für die Deckung der Nebenkosten an den Vermieter entrichten. Im Falle einer Nebenkostenpauschale erhalten Sie am Ende des Jahres keine Betriebskostenabrechnung für Ihre Wohnung.
Fehler
Was sind die häufigsten Fehler bei Nebenkostenabrechnungen?
Es kann aufgrund der Komplexität des Vorgangs vorkommen, dass sich Fehler in die Betriebskostenabrechnung einschleichen. Daher sollten Vermieter ihre Nebenkostenabrechnung stets auf mögliche Unstimmigkeiten prüfen. Zu den häufigsten Fehlern gehören dabei:
Falscher Abrechnungszeitraum
Der Vermieter darf nur die Kosten aus dem Zeitraum abrechnen, in dem der Mieter in der Immobilie gewohnt hat. Fand der Einzug z.B. erst im September statt, darf er nur die Nebenkosten, die ab diesem Zeitraum angefallen sind, abrechnen.
Falscher Verteilerschlüssel
Mieter sollten prüfen, ob der vom Vermieter gewählte Verteilerschlüssel tatsächlich der ist, der vereinbart wurde. Auch einzelne Elemente der Umlegung, z.B. die Annahmen zur Größe der Wohnung, sollten Sie kontrollieren.
Nichteinhaltung von Fristen
Eine der häufigsten Fehlerquellen ist die Nichteinhaltung von Fristen bei der Erstellung sowie der Zustellung der Nebenkostenabrechnung. Mieter und Vermieter sollten
Umlage unzulässiger Kosten
Mieter sollten überprüfen, welche Kosten der Vermieter umgelegt hat und ob diese legal in der Berechnung der Nebenkosten umlegbar sind.
Tipp: Die aktuelle Abrechnung mit der Vorjahresabrechnung vergleichen!
Jeder Mieter und Vermieter sollte die Abrechnung prüfen. Häufig wird die Abrechnung von einer Immobilienverwaltung im Auftrag des Vermieters aufgestellt. Durch die zentrale Verwaltung von vielen Ausgaben können sich leicht Fehler einschleichen.
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Unterstützung
Wer unterstützt mich bei einer (fehlerhaften) Nebenkostenabrechnung?
Im Falle einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung haben Sie mehrere Möglichkeiten. Wenn Sie selbst Fehler bemerken, können Sie innerhalb von einem Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen. Daneben haben Sie auch die Möglichkeit, sich an die Verbraucherzentrale, einen Anwalt für Mietrecht oder den Mieterverein zu wenden. Letztere Möglichkeit ist allerdings nur für Mitglieder des Vereins, die einen monatlichen Beitrag leisten, kostenfrei. Als Nicht-Mitglied wird für die Prüfung der Abrechnung eine Gebühr fällig.
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Fazit
Die Nebenkostenabrechnung ist ein komplexes Thema.
Die Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter wie Mieter ein komplexes Thema. Vermieter müssen bei der Erstellung genau beachten, welche Nebenkosten abrechenbar sind und welche nicht. Mieter hingegen sollten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung stets genau prüfen, welche Posten der Vermieter abgerechnet hat und ob alle Fristen eingehalten wurden.
Dieser Text ersetzt nicht die rechtliche Beratung durch einen Anwalt und beruht auf Angaben zum Stand der Veröffentlichung am 20.02.2023.
FAQ: Häufige Fragen und Antworten zum Thema Nebenkostenabrechnung
Ist der Vermieter verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen?
Vermieter sind dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung für ihre Mietwohnungen zu stellen, wenn die Vermieter in Kombination mit ihrer Miete monatliche Vorauszahlungen der Nebenkosten an den Vermieter entrichten.
Wann muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?
Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorlegen. Die Abrechnung für das Jahr 2022 muss dem Mieter somit spätestens am 31.12.2023 zugegangen sein.
Wie sieht eine korrekte Nebenkostenabrechnung aus?
Eine ordnungsgemäße Abrechnung der Nebenkosten für eine Mietwohnung muss die folgenden Elemente enthalten: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Erklärung zum Verteilerschlüssel, Berechnung des Anteils des Mieters an den Gesamtkosten, Abzug der Vorauszahlungen.
Welche Nebenkosten muss der Mieter zahlen?
Mieter müssen nur solche Nebenkosten zahlen, die umlagefähig sind. Dazu gehören unter anderem Posten wie die Grundsteuer, Kosten für Wasser, Abwasser, Beleuchtung, Straßenreinigung und Müllabfuhr sowie Gebäudereinigung oder ggf. Pflege der Grünflächen.
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Wichtiger Hinweis: Die vorangehenden Texte dienen der ersten Information und Orientierung. Sie sind keine Rechtsberatung und ersetzen nicht die Fachberatung durch einen Notar oder Anwalt.